Vi har tidigare haft ett väldigt omständligt system för att samla in och räkna ihop deltagarnas närvaro. Först har det först in med penna i en pärm efter varje lektion. Sedan har detta varje vecka räknats samman manuellt för att sedan föras in i ett excelark där en viss grad av automatiserad uträkning sker och man kan sedan få fram aktuell närvaro per deltagare. Vi har haft försök med gemensam redigering i ett excelark, men problem uppstod när personal lämnat dokumentet öppet och det då blev låst för redigering för andra, mm. Hursomhelst, det var många problem och väldigt tidsödande.
Vi har nu gått över till att hantera närvaron i ett kalkylark i Google Drive och allt funkar supersmidigt! Kalkylarken är delade med berörd personal så att alla som behöver snabbt kan komma in och se hur det ser ut. Det blir inte längre några konflikter med olika versioner eller med att flera försöker redigera samtidigt, eftersom alla redigeringar sker i realtid och flera kan redigera samtidigt. Man fyller bara i om deltagaren är närvarande eller ej efter varje lektion och genom formler i kalkylarket så beräknas den totala närvaron och närvaron per ämne automatiskt. No more hassle! Närvaron kan till och med fyllas i från mobilen! =)
Vill du titta närmare på hur vi har gjort så hittar du en exempelmall genom att klicka här. Spara en kopia av kalkylarket till din Drive och sen kan du redigera det efter behov.